酒店迎接大型团队 事前准备关键在控制人流

　　如何在三小时内将一千多名贵宾登记入住?如何登记两万五千件行李?如何在两小时内解决一万人的用餐?要打造任何事情皆可能的形象，就必须彻底了解如何运营一个综合度假村。而迎接大型团队，是前准备关键，就在控制人流。

　　以澳门拥有3000间客房的威尼斯人度假村为例，金沙中国有限公司会议及展览业务副总裁Gene Capuano表示，威尼斯人度假村酒店每年要处理500多个会议与活动，以及50多个展览。光是2013年，酒店便迎接了超过150万人次的MICE旅客。酒店之所以可以在开幕之后，每年平均成长10%，除了有约120万平方米的会展空间、300多间会议室、超过500位会议、展览和宴会员工，重要的是，在迎接每一个团队前，都做好准备功课。越是大型的团队到访，越是要掌握好每一位参与者的去向。

　　例如，2月28日威尼斯人度假村酒店将迎接特百惠区域会议，出席者将来自超过12个国家，入住超过10000间夜，在2.5天内将享用超过25000份膳食，同时将携带超过20000份行李到访。此次活动，是酒店首次安排一天三餐，也就是早、中、晚餐，给如此大型的团队，因此，酒店提前了解了每一个旅客的到访方式，如船舶、飞机、巴士、的士等，同时，确定其到访时间和地点，如港澳码头、澳门机场、拱北口岸、凼仔码头等，派人在出席者抵达处接人，使出席者一到澳门就有接应者直接将其接驳至酒店。同时，针对特定天数和时间提供加班的往返香港澳门接驳船只，以舒缓出入境机关的压力，也让旅客可以顺利的在特定时间内抵达酒店。

　　接着，酒店以每个国家为单位，以每个旅客的到访时间为依据，安排综合度假村所能提供的房间位置和天数。同一个国家的人都位处同一间酒店，以便管理。而有特别需要的旅客，额外列举，让每一个员工都注意到此细节。另一方面，餐饮的部份，由于主办单位要求七份不同的菜单，因此，每一个出席者的位置划分，根据其来源国家所偏好的菜单设定，除了出席者不能做错位置之外，酒店员工也必须注意不能上错菜。

　　最后，在离去的环节，酒店同样安排了加班的往返香港澳门的接驳船只，了解客户将从哪个地方离开澳门，总结人数后，特别请出入境管理局的人到酒店帮忙，让旅客直接在酒店的会展厅内出境，省去到各大关口排队的等候时间。就行李的部份，酒店和多方进行合作，旅客到访时，一旦上了船、坐上飞机，就不必再担心行李，行李会直接被送往其入住的房间中，而旅客离去时，行李在出境时交给酒店后，回到自己的目的地便可领取。

　　由于综合渡假村和会展中心一样拥有庞大的会议设施，很多组办单位在选择场地时，便会将二者进行比较，因此，除了硬件的设备设施之外，各自所培训的员工也是重要考虑因素。综合渡假村以一站式服务为优势，不过，也同时面对需要管理多种品牌和客户的期望。近期，环保绿色议题，如ECO 360全球计划、ECO 360绿色会议、ISO 20121、相关利益者的参与度等，也纷纷成为许多组办单位选择场地的考虑要素之一。